Die Ferien sind vorbei und neben der Schule hat auch das neue Ausbildungsjahr begonnen. Höchste Zeit, den Nachwuchs nicht nur im Unternehmen zu begrüßen, sondern sich auch Gedanken darüber zu machen, wie die Abrechnung der Auszubildenden korrekt erfolgt. Dies kann je nach Ausbildungsweg unterschiedlich sein. Neben der klassischen dreijährigen Ausbildung, die für Abiturienten verkürzt werden kann, gibt es verschiedene duale Studiengänge.

Beim ausbildungsintegrierten dualen Studium erwerben die Studenten neben einem Hochschulabschluss einen Abschluss in einem Ausbildungsberuf. Sie gelten als Auszubildende. Damit gelten die Regeln des Berufsbildungsgesetzes. In Abgrenzung dazu liegt bei einem praxisintegrierten Studium lediglich ein Studium mit hohem Praxisanteil vor. Die Vorschriften des Berufsbildungsgesetzes muss der Arbeitgeber hier nicht beachten, denn Ziel des praxisintegrierten dualen Studiums ist allein der Hochschulabschluss. Studenten praxisintegrierter dualer Studiengänge sind somit keine Auszubildenden.

Tipp: Arbeitgeber sollten bei dualen Studiengängen daher genau hinschauen und sich im Zweifel an der Hochschule erkundigen, welche Art des dualen Studiums vorliegt.

Mindestausbildungsvergütung

Für Auszubildende gilt zwar nicht der gesetzliche Mindestlohn. Dennoch ist eine Mindestvergütung zu beachten. Diese darf unterschritten werden, wenn ein gültiger Tarifvertrag dies vorsieht. Bei nicht tarifgebundenen Betrieben darf die Ausbildungsvergütung die branchenübliche tarifliche Vergütung um nicht mehr als 20 Prozent unterschreiten, um noch als angemessen zu gelten.

Azubis müssen mindestens 649 Euro erhalten, wenn die Ausbildung im Zeitraum vom 1. Januar 2024 bis zum 31. Dezember 2024 begonnen wird. Im zweiten und dritten Ausbildungsjahr steigt die Mindestvergütung um 18 Prozent bzw. 35 Prozent gegenüber der Vergütung im ersten Ausbildungsjahr.

Hinweis: Die Mindestvergütung gilt nicht für landesrechtlich geregelte Berufe wie beispielsweise Erzieher. Sie gilt zudem nicht für die reglementierten Berufe im Gesundheitswesen.

Lohnsteuerliche Beurteilung

Auszubildende, die in einem Dienstverhältnis stehen, sind Arbeitnehmer. Der Lohnsteuerabzug von der Ausbildungsvergütung erfolgt nach den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen. Auch Anreize des Arbeitgebers für gute Leistungen wie Zeugnisprämien oder ein Bonus für das Bestehen der Prüfung unterliegen dem Lohnsteuerabzug. Für die meisten Auszubildenden wird sich aufgrund des Grundfreibetrags von aktuell 11.604 Euro (rückwirkende Erhöhung für das Jahr 2024 auf 11.784 Euro geplant) jedoch keine oder nur eine geringe Lohnsteuer ergeben.

Gerade bei dualen Studiengängen stellt sich die Frage, wie die Übernahme der Studiengebühren durch den Arbeitgeber zu behandeln ist. Erfolgt die Übernahme der Kosten im Rahmen eines Ausbildungsdienstverhältnisses, wird ein ganz überwiegend eigenbetriebliches Interesse des Arbeitgebers unterstellt und steuerrechtlich kein geldwerter Vorteil angenommen.

Auch bei weiteren Kostenübernahmen durch den Arbeitgeber können sich Auszubildende freuen. Neben dem Jobticket, das steuerfrei gezahlt werden kann, können Arbeitgeber die Fahrtkosten zur Berufsschule nach den Dienstreisegrundsätzen erstatten. Denn der Ausbildungsbetrieb gilt als erste Tätigkeitsstätte, wenn dies im Ausbildungsvertrag ausdrücklich festgelegt wurde. Erfolgt keine Zuordnung, entscheiden die quantitativen Kriterien, ob der Ausbildungsbetrieb die erste Tätigkeitsstätte ist. Erstattet werden kann dann für die Fahrten zur Berufsschule statt der tatsächlichen Aufwendungen je nach Art des benutzten Verkehrsmittels auch ein pauschaler Kilometersatz. Danach dürfen für PKW 0,30 Euro, für jedes andere motorbetriebene Fahrzeug 0,20 Euro für jeden gefahrenen Kilometer angesetzt werden. Für Fahrten mit dem Fahrrad gibt es keine Erstattung, es sei denn, es handelt sich verkehrsrechtlich um ein KFZ.

Sozialversicherungspflicht bei Auszubildenden

Auszubildende sind dann sozialversicherungspflichtig, wenn sie in einem Beschäftigungsverhältnis stehen. In der Kranken- und Pflegeversicherung sind Auszubildende nur dann sozialversicherungspflichtig, wenn sie Entgelt erhalten. In der Renten- und Arbeitslosenversicherung sind Auszubildende hingegen ohne Rücksicht darauf ob sie eine Vergütung erhalten, versicherungspflichtig.

Auch Studenten, die einen dualen Studiengang absolvieren, sind Auszubildende im Sinne des Sozialversicherungsrechts. Sie gelten als Arbeitnehmer und nicht als Studenten. Die Versicherungsfreiheit in der Kranken-, Pflege- sowie Arbeitslosenversicherung als sog. „beschäftigter Student“ bzw. „Werkstudent“ ist für sie deshalb ausgeschlossen.

In der Unfallversicherung sind Auszubildende ebenfalls, unabhängig von der Zahlung einer Ausbildungsvergütung, versicherungspflichtig. Bei Studenten in dualen Studiengängen ist der Unfallversicherungsschutz davon abhängig, ob in den Praxis- oder Studienphasen Arbeitsentgelt gezahlt wird. Die versicherungsrechtliche Beurteilung ist für alle Arten der dualen Studiengänge gleich.

Hinweis: Die besonderen Regelungen für geringfügige Beschäftigungen oder für Beschäftigungen im Übergangsbereich sind nicht anzuwenden.

Meldepflichten bei Auszubildenden

Wie andere Arbeitnehmer auch müssen Auszubildende von den Arbeitgebern bei der Krankenkasse angemeldet werden. Die Meldung erfolgt mit Abgabegrund 10 mit dem Personengruppenschlüssel 102. Für Auszubildende, deren Arbeitsentgelt die Geringverdienergrenze (Grenze, bis zu der Arbeitgeber den Gesamtsozialversicherungsbetrag allein tragen müssen) von 325 Euro monatlich nicht übersteigt, ist der Personengruppenschlüssel 121 zu verwenden.

Hinweis: Arbeitgeber sollten prüfen, ob eine Sofortmeldung abzugeben ist. Eine Sofortmeldepflicht besteht unter anderem im Baugewerbe sowie im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe. Die Sofortmeldung für Azubis ist mit dem Abgabegrund 20 an die Rentenversicherung zu übermitteln.

Doch nicht nur der Beginn, auch das Ende der Ausbildung bzw. der Wechsel in eine Festanstellung muss gemeldet werden. Das Ende der Berufsausbildung ist mit Abgabegrund 33 und Personengruppe 102; der Beginn der Beschäftigung mit Abgabegrund 13 und der Personengruppe 101 zu melden. Die Meldungen sind mit der ersten folgenden Entgeltabrechnung, spätestens innerhalb von 6 Wochen vorzunehmen.

Jugendschutz und Arbeitszeiten

Arbeitgeber müssen nicht nur die korrekte Abrechnung sicherstellen, sondern auch alle weiteren Besonderheiten in Bezug auf Auszubildende einhalten. Ausbilder sollten sich daher mit den entsprechenden Regelungen zum Jugendarbeitsschutzgesetz vertraut machen. Und auch die Anrechnung der Berufsschulzeit auf die Arbeitszeit bleibt ein Dauerbrenner. Bei Fragen unterstützen die Experten der ETL Rechtsanwälte gern.